Mergentech Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlamak amacıyla tasarlanmış web tabanlı bilgi yönetim sistemidir.
Mergentech EBYS’nin amacı; defter ve form kullanımını ortadan kaldırarak, kayıtlarda meydana gelebilecek manuel hataları engellemek ve bu sayede, güvenilirliği, hızlı sorgulama ve raporlamayı kolaylaştırmaktır.
Mergentech EBYS ile, belgelerini üretildiği, işlendiği ve saklandığı ortamlardaki kayıplar, karışıklıklar, istenilen bilgiye zamanında ulaşılamama, arşivin fiziksel sıkıntıları, dolaşım sorunları, ve doküman arama zorlukları gibi maliyete yol açan kayıplar yok edilmektedir. Düzenlenen raporlar, hatırlatıcılar ve anlık sorgulanabilir yapılar sayesinde arşiv yönetiminde büyük kolaylıklar sağlanmaktadır. İnsan kaynağı giderleri, zaman ve iş gücü kayıplar azaltılarak hizmet kalitesi ve performans arttırılmaktadır.
Tanımlı belge akışına göre, sisteme giren dokümanın yaşam döngüsü içinde, hangi birimlerden geçtiği ve neler yapılması gerektiği kurgulanarak her aşaması takip edilmektedir. Belgeler dağıtılmak istenen ilgili birimlere otomatik sevk edilebilmektedir.
İş akışı tanımlanması ile, kurum ve kuruluşların belge akışını, kontrollü ve sistemli bir şekilde yürütmesini sağlanmaktadır.
